Was ist ein papierloses Büro?

Was ist ein papierloses Büro?

Zeit sparen, effizienter arbeiten und die Umwelt schonen. Drei gute Gründe die für ein papierloses Büro sprechen. Was ist aber mit diesem „papierlosen“ Büro gemeint. Ein Leben ohne Drucker, Fax und Visitenkarten? Keine gelben Klebezettel und auch keine Pinnwand fürs Team?

Nun, ganz so dramatisch ist es in der Realität nicht aber aufs Papier soll tatsächlich komplett verzichtet werden.

Rechnungen / Buchhaltung ohne Papier

Jedes Dokument wird in elektronischer Form gespeichert. Rechnungen liegen nur auf Festplatten und anderen Datenträgern. Werden aber nicht ausgedruckt – auch nicht bei der Buchhaltung. Hier schickt man die Dokumente auf direktem Wege ins Steuerbüro oder bearbeitet alles selbst elektronisch und übermittelt entsprechend an die Behörden. Auch der Versand von Rechnungen erfolgt nur elektronisch. Will ein Kunde eine Unterschrift wird diese bereits in digitaler Form aufs Dokument gebracht. Signaturen belegen die Echtheit und im Zweifel kann über die Software (easybill etc.) eine Papierrechnung verschickt werden.

Mit Angeboten und anderen Dokumenten für den Schriftwechsel verfährt man identisch. Und sonst gibt es ja E-Mails, Telefon und Skype für die Kommunikation mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern.

Briefe im Posteingang

Die werden einfach gescannt und ebenfalls digital archiviert. Bis auf ein paar amtliche Dokumente muss man Briefe nicht unbedingt in Papierform aufheben. Warum auch, es würde nur Fluten an Ordnern im Regal hervorrufen. Allerdings ist gerade hier auch irgendwie der Fuchs begraben. Denn Buchhaltung – zumindest ist das bei mir so – habe ich auch komplett in Ordnern als Papier. Ganz auf die „papierlose“ Variante konnte ich bis heute nicht umsteigen. Möchte ich in manchen Belangen auch nicht.

Software fürs papierlose Büro

Um wirklich kein Papier mehr verwenden zu müssen und somit einen ständig aufgeräumten Schreibtisch zu genießen, braucht man Hilfsmittel. Software.

Gerne gebe ich an dieser Stelle ein paar Vorschläge für gute Software.

  • Evernote
  • Dropbox
  • Smarchive
  • Doo
  • Reposito App
  • PDFpen
  • Penultimate
  • ScanSnap
  • Dropscan
  • TeamworkPM
  • Easybill

Soweit ein paar nützliche Programme die ich selbst gerne verwende und Jedem mal mindestens zum ausprobieren empfehlen kann. Natürlich gibt es für alle Tools auch wieder Alternativen.

Hürden / Hindernisse zur papierlosen Welt

Ämter sind natürlich meistens mit papierloser Kommunikation überfordert. Gerade wenn es um wichtige Informationen geht die man sonst per Einschreiben rausschicken würde, genügt eine E-Mail meist nicht. Bis die jemand beantwortet kann es oft viele Tage dauern. Und im Zweifel hat von der E-Mail am Ende niemand etwas gewusst.

Kündigungen sollte man auch besser auf Papier und mit Einschreiben versenden. Einfach weil schon in den meisten AGB eben dieser Weg gefordert wird und Fax oder E-Mail gar keine Berücksichtigung findet. Man braucht es nicht probieren seinen Mobilfunkvertrag per E-Mail zu kündigen. Oder gar per SMS. ;-)

Das Gegenteil zur Kündigung ist der Vertragsabschluss. Oft möchten gerade große Unternehmen hier Angebote und Verträge mit Original-Unterschrift und bestenfalls in dreifacher Ausführung damit auch der letzte Baum im Regenwald fällt. Diesem beugt man sich dann für den einen oder anderen Auftrag natürlich gern.

Papier reduzieren

Wie Du siehst, ein papierloses Büro ist nicht so einfach wie man meint. Aber wann immer es Dir möglich ist solltest Du Dokumente in digitaler Form anfordern. Auch bei Providern kann man meistens Rechnungen per E-Mail statt Papier beantragen.

Damit sich auch durch Visitenkarten keine Stapel bilden sollte man sie digitalisieren und dann das Papier entsorgen. Seien wir ehrlich, wir schauen sie sonst auf dem Stapel sowieso nicht mehr an und so wunderschön sind die meisten nicht.

Bei der Papierablage im Büro sollte man so schlank wie möglich arbeiten. Bestenfalls gibt es nur eine Ablage für „Digitalisieren und Entsorgen“ sowie eine für „Papierpflicht“. Man muss keine Ein- und Ausgangsfächer für Post haben und auch keine Ablagen für unterschiedliche Rechnungen. Solche Dokumente gehören digitalisiert und dort elektronisch abgeheftet.

Im Team kann problemlos ohne Papier gearbeitet werden. Evernote, TeamworkPM und zahlreiche andere Programme ermöglichen hier von der ToDo bis zum CRM alles in virtueller Umgebung. Sogar Urlaubszettel, Krankmeldungen und Stundenzettel sind in Programmen zu realisieren ohne das man sich zu viel Software ins Büro zieht. Komplexe Bürosoftware wie „Revolver Software“ macht noch viel mehr möglich.

Fazit

Ich muss bis heute sehr diszipliniert sein und habe papierloses Büro noch lange nicht in Fleisch und Blut gebracht. Es verinnerlicht sich aber seit Monaten immer mehr. Eine Ablage habe ich derzeit sogar gar nicht. Fax wird nur noch online verschickt und als E-Mail empfangen. Buchhaltung ist bei mir jedoch aber noch gar nicht elektronisch. Hier drucke ich jeden Beleg und bringe diesen ins Steuerbüro, wo ich dann alles fertig als Ordner wieder abhole und bei mir archiviere.

Foto © Gina Sanders – Fotolia.com

Authored by: Soeren

Gründer und Betreiber von Gruenderblog.net. Inhaber der Agentur „eisy UG“ und Betreiber zahlreicher Online-Magazine im Bereich Marketing, Bloggen, Garten und Business.

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